AI Operating System für kleine Betriebe

Ihr Handy und Ihr Postfach.
Ihre Schreibarbeit als Entwurf.
Der letzte Klick bleibt bei Ihnen.

Das AI OS ist keine Software am Schreibtisch. Es hängt an Ihrem Postfach und an Ihrem Handy: Anfrage rein, Angebotsentwurf zurück. Bericht ins Handy gesprochen, PDF im Büro. Beleg fotografiert, Nummer vergeben. Auftrag erledigt, Rechnungsentwurf fertig. Jeder Baustein legt vor — gesendet wird, was Sie freigeben.

Demo an Ihrem Fall →

Freigaben heute · Di● 07:00

Angebot Reimann · 2.480 € — Entwurf bereit
2. Mahnung Krüger · 1.140 € — Vorschlag
Bericht Donnerstag · PDF liegt bereit

Ein Klick je Zeile — gesendet wird, was Sie freigeben.

Entwurf statt Versand — in jedem Baustein

Läuft in Ihren Konten (Vercel, Supabase, Ihr Postfach)

Deutsch, DSGVO, AV-Vertrag je Dienst

Sehen Sie es laufen

Ein Durchlauf, ohne Folien.

Von der Anfrage im Postfach bis zum Rechnungsentwurf — derselbe Weg, den Ihr Betrieb jeden Tag geht.

MurmurPulse

Der Rundgang (60 Sekunden) folgt in Kürze — bis dahin: Demo an Ihrem Fall

Zur Potenzialanalyse →

Das Problem

Der Tag, an dem jeder Vorgang dreimal angefasst wird.

3×

Der Anruf kommt mitten in die Kalkulation. Danach fängt die Kalkulation von vorn an.

Aus unseren Gesprächen mit Betrieben — keine Studie, unsere eigene Beobachtung.

8 von 10

Anrufe, die nicht zurückkommen: Wer auf der Mailbox landet, hinterlässt keine Nachricht, sondern ruft den nächsten Anbieter an.

Typische Branchenwerte für KMU und lokale Dienstleister — Ihre eigenen Zahlen erheben wir im Audit.

72 %

der Handwerksbetriebe sagen, sie seien schlicht zu beschäftigt, um sich intensiv mit Digitalisierung zu befassen.

Bitkom, Digitalisierung des Handwerks 2025, 504 befragte Betriebe.

Was es übernimmt

Acht Dinge, die das AI OS übernimmt.

Vorbereiten, nicht entscheiden — in jeder Zeile.

Eingang

Anruf, Mail, Formular, Sprachnachricht: annehmen, verstehen, an den Vorgang hängen.

Sie werden nicht aus der Arbeit gerissen.

Triage

Dringend, kann warten, gehört jemand anderem, muss eskaliert werden — jede Eingabe bekommt genau eine dieser vier Einordnungen.

Sie sehen drei Dinge statt dreißig.

Vorbereiten

Angebot, Antwort, Kalkulation — erstellt aus Ihrer Preisliste, der Historie des Kunden und Ihren Regeln.

Sie lesen fünf Minuten statt 45 zu tippen.

Erfassen vor Ort

Bericht, Beleg, Maß, Foto. Was fehlt, wird sofort zurückgefragt, nicht später vermutet.

Sie bekommen vollständige Daten, keine Zettel.

Terminieren

Freie Zeiten, Zusagen, Erinnerungen — vorgeschlagen wird nur, was im Kalender wirklich frei ist.

Sie haben kein Hin und Her und keine Doppelbuchung.

Abrechnen

Rechnung, Abschlag, Mahnung; eingehende Zahlungen werden dem Vorgang zugeordnet.

Sie sehen das Geld früher, ohne dass jemand nachjagt.

Nachfassen

Angebote ohne Antwort, fällige Wartungen, offene Chancen — das System merkt sich, was liegen geblieben ist.

Sie holen Umsatz, der sonst still verjährt.

Sichtbarkeit und Wissen

Die Übersicht und das Briefing zeigen, was heute wartet. Das Brain hält Regeln, Preise und Eigenheiten des Betriebs an einem Ort, den jeder Baustein liest.

Sie steuern statt zu suchen, und nichts hängt an einer Person.

Und bei Ihnen?

Dasselbe System, Ihr Tagesgeschäft.

Wählen Sie, was auf Sie zutrifft. Die Kette darunter wechselt mit — von der ersten Anfrage bis zum Geld auf dem Konto.

Ihr Tag heuteSie steigen um 18 Uhr vom Wagen und haben vier verpasste Anrufe, zwei Anfragen im Postfach und einen Bericht im Kopf, den niemand aufgeschrieben hat. Dann fangen die zwei bis drei Stunden Papierkram an — jeden Abend.

Der Anruf

Was passiert: Der Anruf wird angenommen, auch nachts und in der Stoßzeit. Anliegen, Adresse und Dringlichkeit werden aufgenommen, der Termin wird nur aus echten freien Zeiten vorgeschlagen.
Was Sie tun: Sie lesen die Notiz, wenn Sie von der Leiter steigen — und entscheiden, ob Sie zurückrufen.

Baustein: Sprachagent

01Der Anruf

Was passiert: Der Anruf wird angenommen, auch nachts und in der Stoßzeit. Anliegen, Adresse und Dringlichkeit werden aufgenommen, der Termin wird nur aus echten freien Zeiten vorgeschlagen.
Was Sie tun: Sie lesen die Notiz, wenn Sie von der Leiter steigen — und entscheiden, ob Sie zurückrufen.

Baustein: Sprachagent

02Die Post

Was passiert: Das geteilte Postfach wird in Ihre eigenen fünf bis acht Kategorien sortiert, Antwortentwürfe liegen im Entwürfe-Ordner. Beschwerden, Kündigungen, Rechtliches und Presse gehen an Sie, statt beantwortet zu werden.
Was Sie tun: Sie öffnen den Entwurf, ändern zwei Sätze und senden. Die ersten zwei Wochen schaut das System nur zu.

Baustein: E-Mail-Triage

03Das Angebot

Was passiert: Aus der weitergeleiteten Anfrage entsteht ein Angebotsentwurf als PDF. Die Positionen kommen aus Ihrer eigenen Preisliste, gerechnet wird in Code — die KI rechnet nie.
Was Sie tun: Sie lesen drüber, korrigieren per Antwort oder geben frei. Ohne Ihren Klick geht nichts raus.

Baustein: Angebote

04Der Auftrag

Was passiert: Das angenommene Angebot wird zum Auftrag mit Termin, Adresse und Material. Der Monteur bekommt den Einsatz aufs Handy, ohne sich irgendwo einzuloggen.
Was Sie tun: Sie sehen im Überblick, was heute läuft, und verschieben, wenn etwas dazwischenkommt.

Baustein: Aufträge & Einsatzbericht

05Der Bericht

Was passiert: Eine Sprachnotiz vom Handy wird zum strukturierten PDF: Baustellen- oder Regiebericht mit Unterschriftsfeldern, oder Arbeitsanweisung. Unklares bleibt als unklar markiert, statt geglättet zu werden.
Was Sie tun: Sie prüfen die markierten Stellen. Das Audio wird nach dem Transkript gelöscht.

Baustein: Dokumentation

06Die Rechnung

Was passiert: Aus dem erledigten Auftrag und den fotografierten Belegen entsteht der Rechnungsentwurf. Nummern laufen lückenlos, Beträge rechnet Code.
Was Sie tun: Sie geben frei. Übergabe an Ihren Steuerberater oder Ihre Buchhaltung als Datei; Anbindung im Piloten.

Baustein: Rechnungen & Belege

07Das Geld

Was passiert: Täglich werden die offenen Posten geprüft und die nächste Stufe vorgeschlagen: Zahlungserinnerung, erste, zweite, letzte Mahnung. Verzugszinsen nach § 288 BGB und die 40-€-Pauschale im B2B rechnet Code.
Was Sie tun: Eine Morgenmail, ein „Freigeben“ je Zeile. Strittige Fälle und Kulanzkunden bleiben außen vor.

Baustein: Mahnwesen & Zahlungen

Beispiel

Der Blick morgens

Offene Angebote

Überfällig

Rückfrage vom Handy

Anrufe seit gestern

Nur lesend. Jede Zahl kommt aus einem Baustein, kein Modell rechnet hier.

Womit wir bei Ihnen anfangen würden

Mit dem Anruf oder dem Bericht — je nachdem, was Ihnen abends mehr wehtut. Beides ist in zwei Wochen in Betrieb.

Potenzialanalyse →

Ein Tag mit dem AI OS

Ein Arbeitstag, in dem nichts zweimal angefasst wird.

Sechs Momente eines gewöhnlichen Dienstags im Büro. In jedem davon entscheiden Sie — der Rest ist vorbereitet.

08:00
Das Postfach ist sortiert
Die eingegangene Post liegt in Ihren Kategorien, drei Antwortentwürfe warten. Sie lesen drei Dinge und geben zwei davon frei.
10:30
Anruf im Kundentermin
Sie sitzen beim Kunden. Der Anruf wird angenommen, eingeordnet und als Rückruf vorgemerkt. Sie entscheiden nach dem Termin, wer zurückruft.
12:00
Angebotsentwurf liegt vor
Zur Anfrage von gestern liegt das Angebot als Entwurf bereit, Positionen aus Ihrer Preisliste. Sie lesen drüber und geben frei.
15:00
Bericht vom Außendienst
Der Bericht kommt strukturiert an, zwei Rückfragen wurden unterwegs schon beantwortet. Sie prüfen, was als unklar markiert ist.
16:30
Rechnung und eine Mahnung
Zum erledigten Auftrag liegt die Rechnung als Entwurf, zu einer überfälligen ein Mahnvorschlag. Sie geben beides einzeln frei.
17:00
Feierabend
Sie machen Schluss. Nichts wurde ohne Ihren Klick gesendet — auch nicht das, was fertig dalag.

Abgrenzung

Ein KI-Telefon endet beim Anruf. Wir hören bei der Rechnung auf.

Vollautomatik

Verschickt auch die Mail, die Sie nie geschrieben hätten
Bepreist Arbeit, die niemand geprüft hat
Erfindet, was im Diktat nicht gesagt wurde
Der Fehler fällt beim Kunden auf

AI OS: Entwurf und Freigabe

Jedes Ergebnis liegt als Entwurf bei Ihnen
Beträge rechnet Code, nicht das Modell
Unklares bleibt als unklar markiert
Der Fehler fällt vor dem Senden auf

Der Einstieg

Erst sehen, dann rechnen.

Das AI-OS-Audit

Der Einstieg ist kein Projekt, sondern ein Audit zum Festpreis. Zwei Wochen. Danach wissen Sie, welche Arbeit sich bei Ihnen automatisieren lässt und in welcher Reihenfolge — und ein Modul läuft bereits. In der Regel Angebote, weil dort die Zeit am schnellsten zurückkommt.

2.500 €

Festpreis, je nach Betriebsgröße. Zwei Wochen.

Aufnahme Ihrer Abläufe: Wo entsteht Schreibarbeit, wie oft, wie lange dauert sie.
Eine abgegrenzte Automatisierungs-Roadmap — Reihenfolge, Aufwand und was jedes Modul bei Ihnen realistisch spart.
Ein Modul in Betrieb, meist Angebote: Ihre Preisliste, Ihr Postfach, Ihre Freigabe.
Ihre Konten, Ihre Daten — auch dann, wenn wir danach nicht weitermachen.

Danach entscheiden Sie, ob die weiteren Module kommen. Über monatliche Zahlen sprechen wir, wenn feststeht, was Sie wirklich brauchen — nicht vorher.

Sicherheit und Ehrlichkeit

Was läuft, und was wir nicht behaupten.

DSGVO-first: Alles läuft in Ihren eigenen Konten, Sprachaufnahmen werden nach dem Transkript gelöscht, jeder Datenfluss ist dokumentiert, und ein AV-Vertrag je eingesetztem Dienst gehört zur Übergabe.

Was wir nicht behaupten

~~Die KI kalkuliert Ihr Angebot~~Sie bereitet es vor. Gerechnet wird in Code, aus Ihrer Preisliste.
~~Der Agent beantwortet Ihre Mails~~Er entwirft die Antwort. Gesendet wird sie von Ihnen.
~~Wir mahnen für Sie~~Wir schlagen die nächste Stufe vor. Raus geht sie mit Ihrem Klick.
~~Das ersetzt Ihre Buchhaltung~~Es sammelt und übergibt. Gebucht wird weiterhin dort, wo es hingehört.
~~Wir integrieren uns in Ihre Software~~Wir arbeiten daneben. Übergabe als Datei; Anbindung im Piloten.

Fragen

Was Betriebe vorher wissen wollen.

Was kostet es?

Der Einstieg ist das Audit zum Festpreis von 2.500 € netto, zwei Wochen, angerechnet auf den Piloten. In Hamburg und Schleswig-Holstein ist eine solche Beratung über Landesprogramme förderfähig (40–50 %, Antrag stellt der Betrieb vor Vertragsschluss) — wir liefern Angebot und Leistungsbeschreibung dafür. Über monatliche Zahlen sprechen wir nach dem Audit, wenn feststeht, was Sie wirklich brauchen — nicht vorher.

Muss ich meine Software wechseln?

Nein. Das AI OS läuft neben dem, was Sie haben. Es hängt an Ihrem Postfach und Ihrem Handy; Ergebnisse gehen als Datei an Ihre Buchhaltung oder Ihren Steuerberater. Eine direkte Anbindung ist Sache des Piloten, keine Voraussetzung.

Was ist mit meinen Daten?

Alles läuft in Ihren eigenen Konten — Vercel, Supabase, Ihr Postfach, auf Ihren Verträgen. Jeder Datenfluss ist dokumentiert, ein AV-Vertrag je eingesetztem Dienst gehört zur Übergabe, und Sprachaufnahmen werden nach dem Transkript gelöscht.

Sendet das System selbst?

Nein. Jeder Baustein legt vor, keiner sendet. Der letzte Klick gehört Ihnen — am ersten Tag und nach einem Jahr Betrieb genauso.

Was, wenn die KI sich irrt?

Dann steht der Fehler im Entwurf, nicht beim Kunden. Unklares bleibt als unklar markiert, statt geglättet zu werden, und Beträge rechnet Code, nicht das Modell.

Wie lange dauert es, bis etwas läuft?

Das Audit dauert zwei Wochen und endet mit einem laufenden Baustein. Die weiteren folgen nacheinander, in der Reihenfolge, die das Audit ergeben hat — eine Zusage über diesen Punkt hinaus machen wir nicht.

Für wen ist das nichts?

Für Konzerne mit eigener IT-Abteilung — deren Problem sieht anders aus. Und für Betriebe, die Vollautomatik wollen: Wer nicht freigeben will, ist hier falsch.

Wie fange ich an?

Mit der Potenzialanalyse oben — drei Angaben, Antwort innerhalb eines Werktags. Oder direkt mit einem Termin, wenn Sie lieber sprechen.